該怎么寫投標(biāo)文件才能提升中標(biāo)率
投標(biāo)文件的編寫不是一份簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的編制工作或者任務(wù)，而是需要編制人員明確編制目標(biāo)，清楚掌握項(xiàng)目投標(biāo)的各個(gè)細(xì)節(jié)與數(shù)據(jù)，這樣才能有效轉(zhuǎn)化成優(yōu)秀的投標(biāo)文件以及可觀的中標(biāo)率。我們?cè)谶@篇就來(lái)看看該怎么寫投標(biāo)文件才能提升中標(biāo)率。
在談這件事兒之前，有兩個(gè)問(wèn)題需要思考：
第一、 投標(biāo)文件是寫給誰(shuí)看的?
第二、投標(biāo)文件是要把誰(shuí)PK下去?
對(duì)于第一個(gè)問(wèn)題，投標(biāo)文件當(dāng)然是給專家看的。
所以應(yīng)該能讓專家在現(xiàn)場(chǎng)評(píng)標(biāo)時(shí)快速看到他想看的內(nèi)容，所以投標(biāo)文件能做到清晰、完整就非常重要。
所謂清晰是做到方案框架一目了然，上下文思路清晰，文檔格式整齊漂亮，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔干練，能夠充分體現(xiàn)合理性和科學(xué)性。
所謂完整是內(nèi)容要全，能夠做到充分響應(yīng)招標(biāo)文件中評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)需求，面面俱到。
對(duì)于第二個(gè)問(wèn)題，投標(biāo)文件當(dāng)然是為了能夠拿到更高的分?jǐn)?shù)。因此在投標(biāo)之前一定要進(jìn)行投標(biāo)策略分析，主要是分析競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況，總結(jié)出自個(gè)兒公司的投標(biāo)優(yōu)勢(shì)所在、投標(biāo)劣勢(shì)所在，在編制過(guò)程中突出公司優(yōu)勢(shì)，規(guī)避公司劣勢(shì)。
對(duì)于競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手分析因?yàn)槊總€(gè)項(xiàng)目情況都不同，這里不多說(shuō)，重點(diǎn)來(lái)說(shuō)說(shuō)如何能夠把投標(biāo)文件寫得更清晰、更完整。
我將從投標(biāo)文件本身、投標(biāo)過(guò)程管理、日常積累三個(gè)角度來(lái)分析。
一、投標(biāo)文件本身分析
(一)如何做到清晰
1、寫清楚目錄結(jié)構(gòu)
目錄結(jié)構(gòu)的編制除了要遵循招標(biāo)文件對(duì)目錄和格式的要求之外，還需要做到以下兩點(diǎn)：
1)目錄結(jié)構(gòu)內(nèi)容要全，而且要有上下文邏輯關(guān)系。
2)目錄結(jié)構(gòu)一定要結(jié)合評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，能夠在目錄上讓專家一目了然地看到評(píng)分點(diǎn)所在的章節(jié)。
2、寫清楚評(píng)分指引表和偏離表
這兩個(gè)表格也是為了方便專家在進(jìn)行是否符合實(shí)質(zhì)性響應(yīng)和打分時(shí)使用。
評(píng)分指引表很多時(shí)候并非是招標(biāo)文件要求，而是我們投標(biāo)方為了能夠讓專家更高效地打分，制作的對(duì)應(yīng)到章節(jié)的表格，能夠讓專家實(shí)現(xiàn)傻瓜式快速打分。
技術(shù)偏離表是為了方便專家清楚地了解到技術(shù)需求要求的內(nèi)容標(biāo)書都響應(yīng)到了。
3、封裝要清晰
其中有些地方重視標(biāo)書厚度，以及形式是否好看，那么就一定要把標(biāo)書做厚度，并且可以做個(gè)有特色的封皮。
若文件很厚，則可以把投標(biāo)文件進(jìn)行分冊(cè)裝訂。
若有述標(biāo)環(huán)節(jié)，可以把講標(biāo)的PPT以彩頁(yè)的形式打印出來(lái)發(fā)給在場(chǎng)的專家。
4、突出我方的亮點(diǎn)
要做到突出我方的亮點(diǎn)，關(guān)鍵在于：
第一有幾張邏輯清晰、能夠體現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目深刻理解的圖。
第二是要有對(duì)這個(gè)項(xiàng)目關(guān)鍵點(diǎn)的思考和理解，這個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)一定是能夠突出我們公司優(yōu)勢(shì)的。
(二)如何做到完整
完整主要是指招標(biāo)文件要求的內(nèi)容必須都進(jìn)行響應(yīng)，主要是內(nèi)容方案的完整。而在此同時(shí)，又要能夠突出重點(diǎn)內(nèi)容，以方便專家能夠快速鎖定關(guān)鍵點(diǎn)。
因此，主要是從以下兩個(gè)方面闡述：
1、內(nèi)容的完整
內(nèi)容的完整主要是指對(duì)于招標(biāo)文件中對(duì)于項(xiàng)目的要求必須做到全部響應(yīng)。
從項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容到項(xiàng)目建設(shè)周期，再到項(xiàng)目建設(shè)管理，必須面面俱到。
尤其是必須能夠響應(yīng)到隱藏在不顯眼的地方的需求，比如在功能點(diǎn)中與其他系統(tǒng)的對(duì)接。
2、重點(diǎn)內(nèi)容的突出
專家在很短的時(shí)間內(nèi)，主要看的內(nèi)容是項(xiàng)目建設(shè)關(guān)鍵點(diǎn)是如何解決的，需求分析是否能體現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目整體理解，項(xiàng)目建設(shè)思路是否清晰，項(xiàng)目工期和人員安排是否合理。
所以這幾塊內(nèi)容一定要著重寫，并且若有講標(biāo)環(huán)節(jié)，則需要把這些內(nèi)容講清楚。
其中建設(shè)思路是否梳理的清楚需要有五張圖，包括：
1)系統(tǒng)總體架構(gòu)圖：就是我們傳統(tǒng)所說(shuō)的七層圖，主要是講清楚系統(tǒng)總體架構(gòu)是什么。
2)系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖：主要用來(lái)描述清楚有哪些主要子系統(tǒng)和功能模塊。
3)系統(tǒng)應(yīng)用結(jié)構(gòu)圖：主要是用來(lái)描述清楚內(nèi)部子系統(tǒng)之間的關(guān)系，以及與外部系統(tǒng)之間的關(guān)系。
4)系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)圖：系統(tǒng)有哪些數(shù)據(jù)，以及如何流轉(zhuǎn)。
5)系統(tǒng)部署圖：描述未來(lái)網(wǎng)絡(luò)怎么走，如何進(jìn)行部署。
二、從投標(biāo)過(guò)程管理分析
由于投標(biāo)整個(gè)過(guò)程，時(shí)間非常緊張，而且又涉及到很多人的協(xié)作，包括銷售、N個(gè)售前、銷售助理、系統(tǒng)集成人員、項(xiàng)目實(shí)施人員等，因此一定要做好整個(gè)投標(biāo)過(guò)程的管理。
在過(guò)程中關(guān)鍵要實(shí)現(xiàn)進(jìn)度把控、質(zhì)量把控，而要做好這兩點(diǎn)，一定要開好兩個(gè)會(huì)，做好一張表。
(一)投標(biāo)啟動(dòng)會(huì)
投標(biāo)啟動(dòng)會(huì)是指在投標(biāo)開始時(shí)要召所有跟這個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的人員的會(huì)議，目的在于大家達(dá)成共識(shí)，統(tǒng)一行動(dòng)。
開好投標(biāo)啟動(dòng)會(huì)的關(guān)鍵在于大家的積極參與，同時(shí)要有牽頭人事先仔細(xì)研究招標(biāo)文件;
會(huì)議討論的內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面
1、項(xiàng)目前期背景介紹：由前期參與人員負(fù)責(zé)
2、招標(biāo)文件分析：主要是實(shí)現(xiàn)確認(rèn)哪些是廢標(biāo)條款，評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，是否有疑問(wèn)之處來(lái)通過(guò)銷售確認(rèn)。
3、人員分工確認(rèn)：包括人員分工和主要時(shí)間節(jié)點(diǎn)。主要是看參會(huì)的各位是否有問(wèn)題，包括demo制作和授權(quán)代表的確認(rèn)。
4、 項(xiàng)目的關(guān)鍵點(diǎn)和重難點(diǎn)分析：由于這個(gè)部分比較重要，而組織會(huì)議又十分難得，因此可以讓大家進(jìn)行頭腦風(fēng)暴。
(二)投標(biāo)評(píng)審會(huì)
投標(biāo)評(píng)審主要是對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行審核，主要分兩次，一次是初稿的審核，一次是終稿的審核。
而投標(biāo)評(píng)審很多時(shí)候是可以通過(guò)郵件形式進(jìn)行的，而會(huì)議的召開，主要是大家對(duì)于一些尚存疑的問(wèn)題進(jìn)行討論。一般在初稿審核的時(shí)候建議是會(huì)議形式，而終稿審核通過(guò)郵件形式。
1、初稿的編制和審核
初稿的編制主要關(guān)注投標(biāo)文件的完整和清晰
編制過(guò)程中還需要關(guān)注每個(gè)人進(jìn)度(可以要求郵件回復(fù)進(jìn)展情況)以及遇到的問(wèn)題(協(xié)調(diào)資源并解決)。
初稿的審核主要關(guān)注是否充分滿足和響應(yīng)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，其中比較重要的也包括對(duì)需求分析、重點(diǎn)的圖以及項(xiàng)目關(guān)鍵點(diǎn)的審核。
初稿評(píng)審會(huì)議需要把參與投標(biāo)的人員全部召集起來(lái)，會(huì)議討論事項(xiàng)可以包括以下內(nèi)容：
投標(biāo)文件的檢查：大家集中起來(lái)把稿子過(guò)一遍(統(tǒng)一思想，前后協(xié)調(diào))。
重難點(diǎn)問(wèn)題的核定確認(rèn)：對(duì)于應(yīng)標(biāo)尚不明確的內(nèi)容進(jìn)行討論
系統(tǒng)演示和PPT講解預(yù)演：若由需要講標(biāo)的環(huán)節(jié)，則需要對(duì)demo預(yù)演，看是否需要補(bǔ)充加強(qiáng);若有PPT講解環(huán)節(jié)，則需要講標(biāo)人提前講一遍PPT，大家再統(tǒng)一提供意見。
2、終稿的編制和審核
終稿的編制主要是對(duì)初稿評(píng)審會(huì)議，大家提出的問(wèn)題進(jìn)行修改補(bǔ)充確認(rèn)。
終稿的審核重點(diǎn)關(guān)注是否有格式錯(cuò)誤，是否存在廢標(biāo)項(xiàng)，一些常規(guī)性的錯(cuò)誤(比如拷貝粘貼中沒(méi)有改掉的其他項(xiàng)目名稱、其他省市的名稱等)。
(三)投標(biāo)評(píng)審表
所謂投標(biāo)評(píng)審表就是為了審核而準(zhǔn)備的，把標(biāo)書所對(duì)應(yīng)的廢標(biāo)項(xiàng)目、所涉及的得分點(diǎn)項(xiàng)目、以及其他待檢查內(nèi)容做到一張表里，從而能夠?qū)崿F(xiàn)審核過(guò)程中重點(diǎn)清楚、沒(méi)有遺漏。
而審核表的制作可以包括以下幾項(xiàng)：
1、標(biāo)書廢標(biāo)項(xiàng)
可以在招標(biāo)文件中搜索“廢標(biāo)”“無(wú)效”等字眼，并且需要把標(biāo)書要求的資格項(xiàng)目列入。
2、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)
把評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目列入。
3、標(biāo)書重點(diǎn)項(xiàng)
項(xiàng)目名稱
項(xiàng)目編號(hào)
項(xiàng)目工期
售后服務(wù)期限
投標(biāo)有效期
付款條件
……
4、格式項(xiàng)目
全文頁(yè)碼是否統(tǒng)一
全文字體是否統(tǒng)一
是否有空白頁(yè)
……
5、其他常規(guī)錯(cuò)誤
是否含有其他項(xiàng)目名稱
是否含有其他省市名稱
……
三、從日常積累分析
雖然標(biāo)書質(zhì)量高低在于當(dāng)時(shí)投標(biāo)的整個(gè)過(guò)程的投標(biāo)文件和投標(biāo)質(zhì)量的高低，但是很多功夫都在平時(shí)，所以在日常積累需要注意以下幾個(gè)方面：
1、 一定要細(xì)心
投標(biāo)需要耐心和細(xì)心，急不來(lái)。
如果在這個(gè)階段粗心而廢標(biāo)，前期所有的努力都會(huì)因此付諸東流。
曾經(jīng)有人因?yàn)橥稑?biāo)文件沒(méi)有逐頁(yè)小簽而廢標(biāo)。
也有人因?yàn)闆](méi)有帶原件而被廢標(biāo)的。
……
因此，投標(biāo)無(wú)小事，臨門一腳，必須要做到團(tuán)隊(duì)共同審核，認(rèn)真仔細(xì)。
2、日常多積累投標(biāo)方案
由于從招標(biāo)文件發(fā)布到投標(biāo)文件的遞交，通常時(shí)間并不長(zhǎng)。尤其是每年的八月到十一月份，又是投標(biāo)集中的季節(jié)。
因此在平時(shí)，一定要多積累方案，形成資料庫(kù)，這樣才能夠在投標(biāo)的時(shí)候快速找到相應(yīng)資料，不至于太焦慮。
3、要多思考，不能只靠復(fù)制黏貼
即便是投標(biāo)文件有很多可以參考的方案，但是也要有自己的思考。
每一個(gè)項(xiàng)目都有其個(gè)性的點(diǎn)，為了響應(yīng)一條評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)你可以花半天時(shí)間，也可以花兩天時(shí)間，有效思考得出的結(jié)果肯定是不一樣的。
4、每次投標(biāo)都要進(jìn)行總結(jié)
投標(biāo)后要做投標(biāo)總結(jié)，無(wú)論是輸贏。
可以總結(jié)下本次做的好的、以后需要改進(jìn)的以及本次積累下的行業(yè)知識(shí)或技術(shù)知識(shí)。
只有這樣才能夠持續(xù)地改進(jìn)和提高。
未來(lái)的政府信息化項(xiàng)目投標(biāo)越來(lái)越趨向于公平透明競(jìng)爭(zhēng)，對(duì)于售前來(lái)說(shuō)，只有提供了更高質(zhì)量的投標(biāo)文件，并且不斷提高中標(biāo)率，才會(huì)更有競(jìng)爭(zhēng)力。
通過(guò)上文我們了解到該怎么寫投標(biāo)文件才能提升中標(biāo)率。做過(guò)的項(xiàng)目越多越明白需要首先確認(rèn)清楚 投標(biāo)文件是寫給誰(shuí)看的，以及投標(biāo)文件是要把誰(shuí)PK下去。
